Van egy pont minden vállalkozás életében, amikor már nem a bevétel a szűk keresztmetszet, hanem az idő - És sokan ezt túl későn veszik észre.

Addig tolják egyedül a szekeret, amíg szinte észrevétlenül belecsúsznak egy olyan működésbe, ahol minden rajtuk múlik. A nap végére teljesen kimerülnek, mégis úgy érzik, semmi igazán fontos nem haladt előre.

Ilyenkor jellemzően:

• minden apró feladat náluk landol, a számlázástól az e-mailekig

• folyamatos a túlterheltség, nincs valódi leállás

• és közben pont azzal nem foglalkoznak, ami igazán pénzt hozna vagy növekedést eredményezne

A Harvard Business Review egy 2018-as elemzése szerint a vezetők idejük akár 40%-át is olyan feladatokra fordítják, amelyeket más is el tudna végezni (HBR, 2018 – „The Leader’s Guide to Delegation”). Ez nem hatékonyság – ez elvesztegetett potenciál.

Aztán jön a felismerés:

„kellene segítség”

Csak addigra már nem előnyből, hanem kényszerből delegálnak.

A valódi probléma nem az időhiány

Sokan azt mondják: nincs idejük.

De ez ritkán igaz.

A valós probléma sokkal mélyebb, és gyakran nem is tudatos:

• mindent maguk akarnak kézben tartani, mert úgy érzik, csak ők tudják „jól” megcsinálni

• nem bíznak másokban, vagy rossz tapasztalataik voltak

• vagy egyszerűen nem tanulták meg, hogyan kell jól delegálni

Ahogy Peter Drucker már az 1960-as években megfogalmazta: „A hatékony vezetők nem csinálnak mindent maguk – hanem biztosítják, hogy a megfelelő dolgok legyenek elvégezve.” (Drucker, 1967 – The Effective Executive)

A delegálás tehát nem operatív kérdés.
Ez egy mentális váltás.

A késlekedés ára

Amikor túl későn kezdesz delegálni, annak nagyon is kézzelfogható ára van.

Nem csak időben, hanem üzletileg és mentálisan is:

• elvesztegetett lehetőségek – projektek, amik sosem indulnak el

• lassabb növekedés – mert nincs kapacitás új dolgokra

• folyamatos stressz – ami hosszú távon teljesítménycsökkenéshez vezet

• kiégés közeli állapot – amikor már nem motivál az sem, amit szeretsz

• hosszabb integrálási idő - hiszen a folyamatos "tűzoltás" időpazarláshoz, kapkodáshoz vezet

Egy Gallup 2020-as kutatása szerint a krónikus túlterheltség és stressz jelentősen csökkenti a döntéshozatali képességet és a kreativitást (Gallup, 2020 – State of the Global Workplace). Pont azt a két dolgot, amire egy vállalkozónak a legnagyobb szüksége lenne.

És ami a legfontosabb és ebből következik: 
nem tudsz stratégiai szinten gondolkodni,mert mindig „tűzoltás módban” vagy.

Mikor kellene elkezdeni a delegálást?

Nem akkor, amikor már összeomlasz.

Hanem jóval előtte – amikor még van mozgástered.

Figyelj ezekre a jelekre:

• rendszeresen ugyanazokat a feladatokat végzed, nap mint nap

• olyan dolgokkal foglalkozol, amit más is meg tudna csinálni megfelelő útmutatással

• úgy érzed, soha nem érsz a végére, mindig marad valami

Ez már nem „sűrű időszak”.
Ez egy működési minta.

Mit delegálj először?

Sokan azt gondolják, hogy a delegálás a legfontosabb feladatok átadásával kezdődik.

Valójában pont nem.

Az első lépés azoknak a feladatoknak az átadása, amelyek:

• ismétlődnek – napi vagy heti rutinok

• időigényesek – sok apró részletből állnak

• nem igénylik a Te döntésedet vagy szakértelmedet

Tipikusan ilyenek:

• adminisztráció – számlák, nyilvántartások, rendszerezés

• időpont egyeztetés – e-mailek, naptárkezelés

• kutatómunka – információgyűjtés, előkészítés

• dokumentumkezelés – fájlok rendszerezése, frissítése

Ezek elsőre „kis” feladatoknak tűnnek.

De ha összeadod őket, ezek viszik el az energiád jelentős részét – és pont ezek akadályozzák meg, hogy a valóban fontos dolgokra fókuszálj.

A legnagyobb hiba

Sokan azt gondolják, hogy a virtuális asszisztens „luxus”.

Valójában nem az.

Hanem egy tudatos döntés arról, hogy hogyan használod az idődet.

Egy jól működő együttműködés segít abban, hogy:

• felszabadítsd az idődet – és ne apró feladatokkal töltsd a napod

• visszavedd a fókuszt – a stratégiai és bevételtermelő tevékenységekre

• és végre azzal foglalkozz, ami valóban előre visz

Egy McKinsey Global Institute 2017-es elemzése szerint a vezetők idejének akár 30%-a automatizálható vagy delegálható lenne (McKinsey, 2017 – A Future That Works: Automation, Employment, and Productivity), mégis kevesen élnek ezzel tudatosan.

A kérdés nem az, hogy megengedheted-e magadnak a delegálást.

Hanem az, hogy meddig engedheted meg magadnak, hogy ne delegálj.

Mert minden nap, amit ugyanazokkal az apró, de időigényes feladatokkal töltesz, valójában a növekedésedtől veszel el időt. És ez az, ami hosszú távon igazán sokba kerül.

Ha úgy érzed, eljött az a pont, amikor szeretnél tudatosabban működni, és kíváncsi vagy, Nálad mit és hogyan lehetne jól delegálni, beszélgessünk róla.